简单点求让大学老师的各种流程手续简单点

　　近日，《青椒:我快被学校的因公出国审批逼疯了，心疼浪费的科研经费》(以下简称《青椒》)一文引起广泛热议。文中，一名在京高校老师苏霜(化名)描述了自己在向学校申请因公出国的过程中，各种近乎有意的审批问题。据苏霜所说，在整个申请审批过程中耗时两月有余，往返于学院、人事处、财务处等各部门不下10次，最后每人多花费经费2000余元。

　　《青椒》一文中提到，苏霜描述除准备材料阶段，他被额外要求准备出访人信息电子录入登记表、英语翻译件等材料外，在审批阶段，更是被多次告知材料不合格材料有问题。如，办事员先是提出标点符号问题，修改后再次提交又被告知标题需要加下划线，接着或是亲属关系填写不当或是行程安排有问题等，往往一个细节就让一套耗费大量精力的材料报废。

　　值得一说的是，苏霜谈及写《青椒》的初衷:我经历过整个流程后，之后又听同事讲述他们更为奇葩的经历，想写出来让更多人知道青椒仅仅在出国开会这小小一件事上就受到如此多的艰辛。结果文章发出来之后才发现，这在其他很多大学也非常普遍。

　　苏霜的并非个例，不少教师在申请因公出国出境审批过程中，也遇到类似问题。7月18日，一名在京高校老师刘霄(化名)，今年他赴日参加学术会议就遇到重重障碍。我参加的会议地点在日本，但是举办方并非日本，因此会议组给我寄来的材料也并非日文，但学校外事处的人却说按要求，所有材料必须是日文。刘霄表示，因此他不得不又联系日本方面的教授，请求按照新要求寄来材料。

　　日文材料只是第一步，办理日本签证时，刘霄又横空遇到了必须提交之外的材料问题。办理日本签证，需要三书，包括招聘理由书、停留日程表以及身元书(编者注:类似于中国的书)。但是按照日本大的，申请人持因公护照可省略身元书，所以日本教授并没给我寄书。他没想到的是，学校外事处又告知他外事办要求必须提交三书，不以日本大的要求为准。

　　当再次与日本教授沟通时，刘霄说:教授非常无奈，说明明都有明确要求，为什么非要这样(额外提交身元书)。一来一回都走国际快递，耽搁很长时间。此后，在审理过程中，外事处再次要求刘霄提供日本教授的劳动合同，随后又因为公章是圆形而非方形的问题沟通了数次，前后耽搁了两月。

　　据澎湃新闻查询，目前不少高校也已经实现了网上审批。如大学可凭校内人员编号，登录校内门户提交申报，大学可登录学校教工信息门户(info)，进入因公出国(境)申报系统(新)，在线填写并提交申请基本信息、日程、出访预算，上传邀请信。

　　一位曾到美国交流访问的高校助理研究员表示，当时申请时只需在因公出国申报系统里填写材料，格式自动生成，快的两天，慢的一周就可审核完毕到国际交流办拿审批表，不会有太大周折。

　　据了解，为方便教学科研人员因公出国，早在2016年5月国家就出台了《关于加强和改进教学科研人员因公临时出国管理工作的指导意见》，赋予了高校和科研院所在因公临时出国管理方面更多自主权，对教学科研人员出国执行学术交流合作任务实施导向明确的区别管理，出国批次数、团组人数、在外停留根据实际需要安排，有效解决了教学科研人员反映的出国难问题。

　　不只是因公出国审批手续复杂，每到年末，大学老师可能会陷入这样的窘境:不仅要填写如项目总结报告、年度工作考核，以及与教学相关的诸多表格，还要花费不少时间和精力在报销科研经费上。不熟悉经费管理政策、报销程序烦琐、手续复杂，为了报一项科研经费跑断腿是常事。这些都可以算得上是大学老师的影子工作了。

　　什么是影子工作?在康奈尔大学的报告中具体指曾经由专业员工负责，但现在由于技术的普及转由教师、学术人员亲力亲为的工作。比如以前教师和员工出差，很多工作都由学校的差旅办公室负责安排，如撰写基金申请、报销需求、为资助项目进度报告收集信息、展示详细账目表等常规行政工作，都由秘书和部门办公室工作人员处理，但是今天这些事情都可以由教师借助网络自己完成。这使得他们花费在与学术无关事务上的时间越来越多。也因此，希望能从这些影子工作的桎梏中出来是多少大学老师的心愿。

　　麦可思2016年对某校教师在科研过程中遇到的最主要问题的研究显示，首要为其他工作任务过重，时间精力不足(75%)，其后为科研课题申报过程困难重重(59%)、科研课题的创新度不高(53%)。

　　虽然现在大学中的学术人员要承担大量影子工作已经成为一个存在的问题，但不幸的是很多高校尚没有有效解决。康奈尔大学正试图通过一个新的计划改变这个现状，让学术人员重新将工作重点放在学术上。首先要，必要时扭转员工的集中化趋势。虽然一些职能和程序的集中化可以让科研管理更为高效，但实际上一旦把影子工作考虑进去，集中化会经常导致效率的下降。重要的是要意识到，研究的主要负责人也可以被看作一个小型企业的CEO，他们需要大量的支持。

　　接下来，该委员会敦促开展一项严谨的调研，验证新的政策和工作程序是否能够节约时间和成本。只有终端用户达成共识:新的程序(1)是被需要的;(2)总体来说要比被替换的工作流程付出更少的工作;(3)不会再产生其他多余的流程，才会被实施。涉及调研的行政工作包括差旅、采购、报销、人力资源、安全报告、为资助者和管理组织提供的进度汇报等领域。

　　为了实现这个目标，一项关键的工作是确定用于量化烦琐的做事程序产生的成本的指标，从计算与实施新政策或程序相关的隐性成本开始。为此，该校代理校长、负责预算与规划的副校长、副校长兼校人事首席执行官、执行副校长兼校首席财务执行官、教务长等9位高层管理者组成了致力于减轻校内学术人员行政负担的新的工作组。我们正在寻找哪些工作消耗了学术人员的时间，如何才能降低这些损耗，让他们更有效地进行教学和研究。找到这个问题答案的方法是，当正在使用替代的工作程序时要问自己一个常识性的问题:我们的工作量是否真的在减少?或是我们是否改善了教师不得不做一些附加工作的现状?

　　工作组首先测试的是学校正在考虑采用的综合差旅管理系统Concur。这是一个基于网络的差旅解决方案，能够让用户一站式解决所有与差旅相关的工作，从预订各类服务到申请报销。2016年9月，学院招募了志愿者，请他们在6个月测试这个新的系统是否真的能为他们节省时间。比如15至20年前，请差旅办公室工作人员安排出差事宜通常要15分钟的电话沟通。现在，教师自己处理这些事情要花1个小时甚至更长的时间，那么这显然增加了成本。康奈尔大学文理学院院长索尔·古纳这样说道。婚外沉沦

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